Stappenplan inregelen VOG’s voor vrijwilligers in de kerk

In april 2024 besloot de generale synode dat een VOG per 1 juli 2025 verplicht wordt voor medewerkers en vrijwilligers van gemeenten binnen de Protestantse Kerk. In de nieuwe generale regeling 16 (artikel 2, lid 2) staat een lijstje met personen waarvoor de VOG verplicht wordt:

• alle ambtsdragers
• alle anderen die namens de gemeente pastorale taken hebben
• mensen in functies die daarmee op regelmatige basis (bege)leidinggeven aan minderjarigen of kwetsbare mensen zodat een persoonlijke band kan ontstaan
• mensen in functies waarin men herhaaldelijk als enige volwassene samen is met minderjarigen of kwetsbare mensen
• vertrouwenspersonen
• mensen in overige functies waarbij de genoemde verklaring door de kerkenraad als zinvol preventief middel wordt geacht.

Dit stappenplan beoogt een beknopt overzicht te geven wat er geregeld moet worden voordat een vrijwilliger een VOG heeft ontvangen.

1. De gemeente moet een beleid ‘veilige kerk’ hebben. Dit kan pragmatisch worden opgesteld, maar moet in ieder geval de volgende punten bevatten:

a. Het met aandacht selecteren van vrijwilligers.
b. Het hanteren van een gedragscode/omgangsregels. 
c. Het aanstellen van gekwalificeerde vertrouwenspersonen per gemeente of per ring van gemeenten.
d. Een VOG aanvragen voor vrijwilligers/ambtsdragers die met kwetsbare mensen werken of leidinggevende taken hebben en voor predikanten en kerkelijk werkers, verbonden aan een gemeente. Een voorbeeld van een pragmatisch beleid is te vinden op de site van de Gereformeerde Kerk Woubrugge: https://woubrugge.protestantsekerk.net/veilige_kerk

2. Een gedragscode moet worden opgesteld (1b), aan alle vrijwilligers worden overhandigd en deze moeten ermee akkoord gaan. Ze hoeven niet getekend te worden. Mag natuurlijk wel. De PKN stelt een model gedragscode beschikbaar die als uitgangspunt gebruikt kan worden. Maar een andere invulling kan uiteraard ook.

3. Als organisatie moet je aanvragen om van de Regeling Gratis VOG gebruik te mogen maken. Voorwaarden hiervoor zijn o.a. stap 1 en 2 en een inschrijving KvK. Aanvragen gaat via het formulier op deze pagina: https://www.gratisvog.nl/aanvraagformulier. Deze toelating tot de Regeling Gratis VOG is 5 jaar geldig. Daarna moet een herbeoordeling aangevraagd worden.

4. Om de VOG’s voor vrijwilligers aan te kunnen vragen, heb je als kerkorganisatie eHerkenning nodig. Kort door de bocht is dat DigiD voor organisaties. Betrouwbaarheidsniveau EH2+ is voldoende. Op de site van eHerkenning staan de stappen die moeten worden doorlopen om eHerkenning aan te vragen: https://www.eherkenning.nl/nl/eherkenning-gebruiken/stappenplan-eherkenning- aanvragen

Aantal aandachtspunten:

- Er is een uittreksel van de Kamer van Koophandel (KvK) nodig die niet ouder is dan 14 dagen. - Er moet geselecteerd worden bij welke dienstverlener(s) je met eHerkenning moet kunnen inloggen. Selecteer hier Ministerie van Justitie en Veiligheid (daar worden de VOG’s aangevraag).

- Er kunnen meerdere mensen gemachtigd worden om met eHerkenning in te loggen bij het ministerie. Die personen krijgen dan een eigen inlogaccount voor eHerkenning.

- Er moet een leverancier worden geselecteerd die de aansluiting tot eHerkenning faciliteert. Het overzicht van leveranciers en kosten staan in dit overzicht: https://www.eherkenning.nl/nl/leveranciersoverzicht.

5. Als bovenstaande geregeld is, kunnen de VOG’s aangevraagd of klaargezet worden. Formeel gezien zet je als organisatie een VOG klaar voor de vrijwilliger en deze vraagt de VOG aan. Hoe dit proces gaat staat duidelijk beschreven op deze pagina: https://www.gratisvog.nl/aanvraagprocedure/vog-klaarzetten. Neem deze goed door. Aanvragen van een VOG: https://mijn.justis.nl/vog/vogorganisatie/inloggen.htm.

Aantal aandachtspunten:

- Let op de opmerking bij stap 1. Staat aanvragen gratis VOG er niet bij, neem dan contact op met het klantcontactcentrum van Justis. Na akkoord op de Regeling Gratis VOG (stap 3) kan het tot 2 weken duren voordat dit bij Justis verwerkt is, dus ga niet te snel aan de slag.

- Tijdens het proces moet een screeningsprofiel worden geselecteerd. Voor kerken is dit doorgaans profiel 08 (personen). Dit kan eventueel aangevuld worden met extra profielen voor bijvoorbeeld vrijwilligers met financiële taken. - Een vrijwilliger moet DigiD hebben om de VOG digitaal aan te kunnen vragen. Aan aanvragen via DigiD kunnen. -

De vrijwilliger kan kiezen of de VOG per post gestuurd wordt of digitaal in de berichtenbox van MijnOverheid. De vrijwilliger moet dan wel de berichtenbox geactiveerd hebben. Meer informatie over de digitale VOG: https://justis.nl/producten/verklaring- omtrent-het-gedrag/informatiepagina-digitale-vog Een digitale VOG is op echtheid te controleren op www.validatie.nl.

- Een VOG heeft geen vastgestelde geldigheid en is een momentopname. Regeling Gratis VOG adviseert om iedere drie jaar een nieuwe VOG aan te vragen. Het is goed de door de kerkenraad vastgestelde periode vast te leggen in het beleid.

Opslaan van VOG’s

Er is geen wettelijke verplichting voor organisaties om de originele VOG of een kopie daarvan te bewaren. Daarmee is het doorgaans niet nodig voor organisaties om de VOG’s van vrijwilligers te bewaren en volgens de AVG is het zelfs niet toegestaan. Alleen wanneer een organisatie kan aantonen waarom het noodzakelijk is om de VOG’s te bewaren of wanneer vrijwilligers uitdrukkelijk toestemming geven, mag een organisatie de originele VOG’s (of een kopie daarvan) van vrijwilligers bewaren. De organisatie is dan wel verplicht dit zorgvuldig en veilig te doen en op papier te zetten waarom het noodzakelijk is en hoe de veiligheid van de persoonsgegevens geborgd is. Het advies vanuit de PKN is om een lijstje met namen te maken van de vrijwilligers die een VOG moeten aanvragen en daarop bij te houden van welke vrijwilliger de originele VOG gezien is met daarbij de datum van afgifte. Een dergelijk lijstje moet door de scriba als vertrouwelijk behandeld worden. Er is een suggestie gedaan om een mogelijkheid in LRP te creëren. Dat nemen ze in overweging, maar zal er op korte termijn niet zijn.

Met dank aan Thomas Esman, PG Ter Aar